Promueve Consejo Estatal de Archivos homologación de procesos de gestión documental

Durante la segunda sesión ordinaria, el Consejo aprobó 11 instrumentos que facilitarán a los sujetos obligados el control y la consulta de su información 

• Adicionalmente, se aprobó lanzar la convocatoria para conformar el Consejo Técnico Especializado de la Dirección General de Archivos del Estado

Zacatecas, Zac., 17 de diciembre de 2023.– Con el fin de homologar los procesos de gestión documental en la administración pública, el Consejo Estatal de Archivos aprobó el uso de 11 instrumentos que facilitarán el control y la consulta de toda información que sea de carácter oficial.  

Durante la segunda sesión ordinaria del Consejo Estatal de Archivos de Zacatecas, este organismo autorizó que los sujetos obligados utilicen una serie de formatos que les servirán para clasificar sus expedientes y, de acuerdo a sus propios criterios, fijar los plazos de conservación de los mismos. 

La anterior medida permitirá identificar con facilidad la información, una tarea crucial para el ejercicio de la transparencia, el combate a la corrupción y la toma de decisiones, explicó Héctor Menchaca Medrano, presidente del Consejo Estatal y titular de la Dirección General de Archivos. 

Asimismo, se fomentará la adecuada circulación de los documentos en los tres tipos de archivos que deben existir en toda institución; es decir, archivo de trámite, de concentración e histórico, lo que evitará el hacinamiento de expedientes, pues esto provoca el extravío o la no localización de los mismos, agregó Menchaca Medrano. 

Los instrumentos aprobados consisten en cuadros de clasificación, catálogos de disposición y fichas técnicas de valoración documental; adicionalmente, el Consejo propondrá a las autoridades supervisoras de los procesos de entrega-recepción unificar los formatos para dicho trámite, y, así, mejorar la eficiencia de esta labor.   

En próximos días se publicará la convocatoria para la conformación del Consejo Técnico Especializado de la Dirección General de Archivos, tal y como lo indica el artículo 112 de la Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios. 

Dicho Consejo Técnico tiene como función asesorar a la Dirección General en materia de organización, manejo y protección de documentos, por lo que su integración debe estar dada por académicos y especialistas en disciplinas vinculadas al desarrollo archivístico. 

Cabe señalar que la correcta gestión documental se encuentra subordinada al derecho a la información, dado que el artículo sexto constitucional exhorta a los sujetos obligados a documentar todo acto que derive de sus funciones y a resguardar tales registros en archivos administrativos actualizados y públicos.